56 654 86 70 
Polityka ochrony danych osobowych
1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) stanowi mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w PRZEDSIĘBIORSTWO PRODUKCYJNO-HANDLOWO-USŁUGOWE „ABBA-EKOMED” Sp. z o.o., ul. Filomatów Pomorskich 8, 87-100 Toruń, NIP 879-01-68-464 (dalej jako Spółka).
Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
2. Polityka zawiera:
opis zasad ochrony danych obowiązujących w Spółce;
odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach);
3. Wdrożenie, nadzór, stosowanie Polityki
- Odpowiedzialna za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Dariusz Motylewski – prezes Spółki;
- za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiada Dariusz Motylewski – prezes Spółki;
- za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są:
- Spółka;
- osoby organizacyjnie przetwarzające dane osobowe;
- Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej i w wersji papierowej w siedzibie Spółki.
- Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej treścią.
- Spółka podejmuje możliwe działania w celu zapewnienia zgodność postępowania kontrahentów Spółki z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Spółkę.
4. Skróty i definicje:
- Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
- RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
- Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
- Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne.
- Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
- Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.
- Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia.
- Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
- Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Spółka powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).
- Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
- Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
- IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych
- RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
- Spółka oznacza spółkę PRZEDSIĘBIORSTWO PRODUKCYJNO-HANDLOWO-USŁUGOWE „ABBA-EKOMED” Sp. z o.o., ul. Filomatów Pomorskich 8, 87-100 Toruń, NIP 879-01-68-464
5. Ochrona danych osobowych w Spółce – zasady ogólne
- Filary ochrony danych osobowych w Spółce:
Legalność − Spółka dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
Bezpieczeństwo − Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie.
Prawa Jednostki − Spółka umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
Rozliczalność − Spółka dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.
- Zasady ochrony danych. Spółka przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
- System ochrony danych. System ochrony danych osobowych w Spółce składa się z następujących elementów:
- Inwentaryzacja danych. Spółka dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Spółce, kategorii danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
- przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych” (dane wrażliwe);
- przypadków przetwarzania danych osób, których Spółka nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane/UFO);
- przypadków przetwarzania danych dzieci;
- profilowania (przy czym co do zasady Spółka nie profiluje danych);
- współadministrowania danymi (przy czym co do zasady Spółka nie współadministruje danymi).
- Rejestr. Spółka opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych w Spółce (Rejestr lub RCPD). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Spółce.
- Podstawy prawne. Spółka zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
- utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
- inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Spółka przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki.
- Inwentaryzacja danych. Spółka dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Spółce, kategorii danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
- Obsługa praw jednostki. Spółka spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
Obowiązki informacyjne. Spółka przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków.
Możliwość wykonania żądań. Spółka weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
Obsługa żądań. Spółka zapewnia odpowiednie procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany przez RODO i właściwie dokumentowane.
Zawiadamianie o naruszeniach. Spółka stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
- Filary ochrony danych osobowych w Spółce:
Minimalizacja. Spółka posiada procedury zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:
zarządzania adekwatnością danych;
reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności;
Bezpieczeństwo. Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych gdy ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
posiada procedury zapewnienia bezpieczeństwa informacji;
stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami.
Przetwarzający. Spółka posiada procedury doboru przetwarzających dane na rzecz Spółki, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
Eksport danych. Spółka posiada procedury weryfikacji, czy Spółka nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
Privacy by design. Spółka zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Spółce uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.
Przetwarzanie transgraniczne. Spółka posiada procedury weryfikacji, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.
Inwentaryzacja
Dane wrażliwe – Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych wrażliwych, Spółka postępuje zgodnie z przyjętymi procedurami w tym zakresie.
Dane niezidentyfikowane – Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.
Profilowanie – Spółka co do zasady nie dokonuje profilowania przetwarzanych danych. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji, Spółka wdroży zasady postępowania zgodne z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.
Współadministrowanie – Spółka identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.
Rejestr Czynności Przetwarzania Danych
RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
Spółka prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Spółce rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Spółka uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Spółka odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Spółki, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa danych.
Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Spółka rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.
Podstawy przetwarzania:
Spółka dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Spółki) Spółka dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne, np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
Spółka posiada procedury zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych
Spółka dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
Spółka ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej Spółki informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Spółce, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu ze Spółką w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp.
Spółka dba o dotrzymywanie terminów realizacji obowiązków względem osób.
Spółka wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
W celu realizacji praw jednostki Spółka zapewnia procedury pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Spółkę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,
Spółka dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
Obowiązki informacyjne
Spółka posiada procedury wykonywania obowiązków informacyjnych.
Spółka informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
Spółka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
Spółka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
Spółka określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
Spółka informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
Spółka informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
Spółka informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
Spółka bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
Żądania osób
Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Spółka wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Spółka może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
Nieprzetwarzanie. Spółka informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
Odmowa. Spółka informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Spółka informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Spółka nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
Kopie danych. Na żądanie Spółka wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Spółka wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych.
Sprostowanie danych. Spółka dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Spółka ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
Uzupełnienie danych. Spółka uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Spółka ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Spółka nie musi przetwarzać danych, które są Spółce zbędne). Spółka może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Spółkę procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
Usunięcie danych. Na żądanie osoby, Spółka usuwa dane, gdy:
dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).
Spółka efektywnie realizuje prawo do usunięcia danych przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikuje, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.
- Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Spółkę, Spółka podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.
- W przypadku usunięcia danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
- Ograniczenie przetwarzania. Spółka dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
Spółka nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Spółki zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania Spółka przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.
Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
- Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Spółka wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Spółce, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Spółki.
- Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Spółkę w oparciu o uzasadniony interes Spółki lub o powierzone Spółce zadanie w interesie publicznym, Spółka uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Spółki ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
- Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli Spółka będzie przetwarzać dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności będzie profilować osoby, i w konsekwencji podejmie względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Spółka zapewni możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Spółki, chyba że taka automatyczna decyzja (i) będzie niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Spółką; lub (ii) będzie wprost dozwolona przepisami prawa; lub (iii) będzie opierać się o wyraźną zgodę odwołującej osoby.
- Minimalizacja. Spółka dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych.
Minimalizacja zakresu. Spółka zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO. Spółka dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok. Spółka przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).
Minimalizacja dostępu. Spółka stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe). Spółka stosuje kontrolę dostępu fizycznego. Spółka dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach zadań osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających. Spółka dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok. Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Spółki.
Minimalizacja czasu. Spółka kontroluje cykl życia danych osobowych w Spółce, w tym weryfikuje dalszą przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów Spółki, anonimizowane lub archiwizowane w przypadkach, gdy na to zezwalają przepisy prawne.
Bezpieczeństwo. Spółka zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Spółkę.
Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa
Spółka przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:
Spółka zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
Spółka kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
Spółka przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Spółka analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
Spółka ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Spółka ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście jak:
– pseudonimizacja,
– szyfrowanie danych osobowych,
– inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
– środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom incydentów, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
Oceny skutków dla ochrony danych.
Spółka dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych gdy zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób okaże się wysokie. Spółka stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w Spółce.Środki bezpieczeństwa.
Spółka stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Spółce i są bliżej opisane w „Instrukcji zarządzania Systemem Informatycznym”, która stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Polityki.Zgłaszanie naruszeń.
Spółka stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
Przetwarzający
Spółka posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Spółki opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Spółce. Spółka przyjęła minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące Załącznik nr 3 do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”. Spółka rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych.
Eksport danych
Spółka nie eksportuje danych, czyli nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia). Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych Spółka okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.
Projektowanie prywatności
Spółka zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania. W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Spółkę odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowania bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.
Pozostałe załączniki. Załącznik nr 4 Wzorcowe procedury:
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
Dopuszczenie (nadawanie upoważnień) do przetwarzania danych osobowych
Zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych
Realizacja obowiązku informacyjnego przy gromadzeniu danych osobowych
Realizacja wniosku o przeniesienie danych osobowych
Realizacja wniosku osoby, której dane dotyczą, o udzielenie informacji (prawo dostępu do danych osobowych)
Realizacja wniosku o sprostowanie (skorygowanie, uzupełnienie) danych osobowych
Powiadamianie odbiorców o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych osobowych
Realizacja wniosku o usunięcie danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”)
Postępowanie w przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
Realizacja wniosku o ograniczenie przetwarzania danych osobowych
Współadministrowanie danymi osobowymi
Zawiadamianie osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych
Zgłaszanie naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu